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盐田国际—源于知识型协同办公系统的管理变革

时间:2014-01-23

随着中国贸易连续高增长,世界港口发展重心向中国转移,中国的港口企业面临了巨大的发展机遇。在中国港口行业正走向集团式运作、经验丰富的外资码头运营商加速涌入的大趋势下,盐田国际是如何抓住发展机遇,通过信息化来实现管理的变革,建立自身的核心发展竞争力的了?

客户背景

盐田国际集装箱码头(盐田国际)是由和记黄埔港口和深圳盐田港集团共同合资成立的中外合资港口企业,于1994年中正式营运,负责经营和管理一、二、三期、扩建工程和盐田西港区码头,盐田国际历年吞吐量均保持双位数增长,2006年吞吐量达到886.5万标箱。

盐田国际是超大型集装箱船舶在华南地区首选的良港,马士基航运、长荣、现代、东方海外等船公司都已成为盐田国际的主要客户,盐田国际现已吸引了世界知名的35家船公司前来开辟航线,现每周共有80余条航线,航运服务覆盖世界各地。

盐田国际着眼于客户需求,为码头配备世界最先进的操作系统和最现代化的装卸设备,目前平均岸吊操作效率稳定保持在35吊次/小时以上,达到业界领先水平,有效地为客户降低营运成本,赢取市场先机。同时,盐田国际运用“六西格玛”管理方法,推行流程创新工程,加强员工素质和技能的培训,全面提升客户服务水准。

关键需求

盐田国际因业务需要,信息化建设起步较早,建立了一系列基于C/S结构的信息平台。随着技术的更新和更多信息系统的建立,盐田国际迫切需要改变因C/S结构造成的信息系统数据很难共享,维护和管理比较麻烦的现状,实现系统向B/S结构的转变和应用。

同时,随着业务的扩张和规模的扩大,需要处理的信息和资料数量增加,盐田国际传统的信息沟通方式已经不能满足现有业务需要。

另外,公司工作经验、工作方法、工作方案因为缺乏一个统一的共享渠道,导致重复工作,加大了工作成本,浪费了许多资源,降低了各个部门的工作效率。寻找到一个形而有效的工具来摆脱这种困境,是盐田国际在发展中不得不考虑的问题。

在激励的竞争中,公司内部对于加快运作效率和实现资源共享的要求日益强烈,盐田国际经过多方考查后,选择了蓝凌的基于LOTUS的EKP解决方案,以求完善现有的信息管理系统,扩展LOTUS系统功能,搭建新的以知识管理为核心的盐田国际员工信息角。

解决之道

盐田国际的以知识管理为核心的员工信息角平台分五期进行:

一期是部署基于知识管理的办公协作系统,包括公文流转、行政办公、知识文档、行政服务、培训管理等多个模块。一期实施时以资讯部为主导,逐步推进基于B/S结构的新系统的应用。

二期主要是在一期的基础上,定制开发符合各部门的业务需求的模块,如采购部的库存配件图像查询模块;人事部的假期申请、加班申请、零用金报销和人才发展工具等模块;行政部的政府文件管理;盐田国际的保险信息管理模块。

三期主要是对Domino版本升级(R5-R6),同时引入IT整合和门户规划的概念,规划AD整合,为各部门配置了各自的工作门户。

四期在系统得到全面熟练使用的基础上,进一步优化系统功能,使系统与行政业务需求紧密挂钩。主要是定制了行政服务申请改进、礼品申请管理和劳保用品管理三个模块。

五期根据盐田港口业务的特殊需要,定制了日常办公系统和网上调查增加版模块。

价值体现

截至2006年3月7日,盐田国际员工信息库共录入内部联络单1649条,行政申请88条,库存及文具类图像10092条,规范标准及参考书籍1288条,员工保险信息146条。盐田国际信息角的建成,为盐田国际的管理带来了根本性的变革。

为公司的信息发布、内部员工的工作、学习和生活交流提供一个有效的场所,使企业的规章制度、新闻、培训交流、通知公告、资讯等信息;政府相关信息;公司重大项目信息等得以及时地传播,大大提升了盐田国际沟通的效率。

创造了数字化办公环境,企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等,真正实现无纸化办公。同时,基于INTERNET技术实现全球化远程办公和移动办公,不仅提升了工作效率,而且,流程电子化使得业务规范得到强化,减少了任务推诿扯皮的机会。

将以前零散存储的各类文档和信息统一存放在盐田国际信息角中,如船舶资料、班车时间表、工程竣工档案、设备及流机管理、工程设施及项目档案、规范标准和书籍等,改变了员工获取知识方式,营造了一种公平开放、主动学习交流的文化氛围。

改变了一直以来的人去适应系统的现象,实现了从以功能性的系统为导向到以员工的工作内容为导向的转变,使系统变得更加集成化和人性化。各部门可根据各自的需要配置相应的信息,如本部门日常工作、工作模板、日常应用、核心关注点等。

案例

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