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宇通——以信息化带动工业化,知识管理填补脑库真空

时间:2014-01-24

身处近年来中国发展最快的行业之一的汽车行业,宇通客车在企业获得持续快速发展的同时,敏锐地认识到,抓住发展机遇,利用信息技术,走信息化带动工业化之路,提高企业核心竞争力,是企业谋求长远发展的必由之路。

客户背景

郑州宇通客车股份有限公司是1993年在郑州客车厂的基础上成立的一家股份制公司,1997年在上海证券交易所上市,是国内客车行业第一家上市公司。宇通设计年产量为 12000辆整车和6000辆客车专用底盘,目前已发展成为亚洲生产规模最大,工艺技术条件最先进的大中型客车生产企业,单厂大中型客车产量位居世界第一位。

宇通公司拥有骄人的经营业绩,公司主要经济指标连年平均以超过50%的速度增长。2004年1至9月,累计销售客车超过14319台,比去年同期增长47%,累计销售额达到41.9亿元。

关键需求

宇通公司一直非常重视企业信息化的工作,公司的信息化工作早在1996年就已经开始。从传统的基础应用如办公软件到CAD系统,到实施企业资源计划(ERP),宇通公司的企业信息化一直走在同行业的前列。企业信息化的实施,有效的整合了企业资源,提高了企业的运作效率,有力的支撑了企业业务的高速发展。

虽然有企业的ERP、PLM等系统的支撑,但由于没有一个完整的知识管理系统,依靠一些零散的系统进行信息传递和收集,不仅业务过程中大量的知识流失了,还因此带来了不少管理上的问题,主要表现有以下三点:

1)企业脑库的真空

宇通属于传统制造型企业,为订单而生产是客车行业比较显著的特点。需要针对每个客户进行个性化设计的工作,这样造成沉淀在个人的知识比较多。

在实施知识管理系统之前,各种专业人才所掌握的知识只是存在于人才脑海里的个人知识,未形成为企业所拥有的企业知识,人员一旦离去就意味着知识流失。作为企业“脑库”的企业核心知识库实际上是真空。企业多年积累的知识容易流失。

2)缺乏统一的制度和规范管理

公司经常出台各种规章制度和规范。这些东西从前都是分发到个人,自己收集保管,因为没有一个平台去堆放,保存在个人电脑里面容易丢失,所以就造成各种规范和制度无法得到很好的执行。

此外,由于采用简单文件共享方式,企业的文件、制度、机密等知识安全性极低,容易造成知识机密不自觉泄露。

3)信息孤岛的出现

ERP系统的成功运行已经为宇通客车带来了巨大效益。但随着ERP系统实施的深入, 宇通客车拥有越来越多的用户,严格的软件许可证管理导致ERP系统运行成本也越来越高。同时,客户端的复杂性增加了用户使用难度,导致远程用户维护成本高。此外, ERP系统的工作流处理能力弱,难以实现流程和协作功能。

面对上述种种顽疾,宇通经过多方考查后,选择了蓝凌的基于IBM Lotus的EKP解决方案,用来构建企业知识管理(KM)系统。

解决之道

宇通的知识管理系统建设共分为四期:

一期主要是建立知识管理型办公自动化平台(KOA),以协同工作和知识管理为基础,将企业内部的通知公告、文件管理、知识经验、规范制度、审批手续等通过网络手段联系起来,为企业办公人员提供一个快速、高效的协同电子办公平台,在保障信息安全和规范协作的同时,实现了对企业各种知识资源的分类存储、集中管理,给公司的后续发展提供了有力的知识传递平台。

在KOA作为宇通企业信息化的重要部分,已经被员工所认同、理解和运用的情况下,宇通与蓝凌再次合作,开始了二期项目。二期主要是加强KOA系统与业务的融合,定制开发了宇通质量问题反馈模块,对知识管理模块和流程定义等做了适应调整。 

在郑州宇通KOA系统带来巨大效益后,洛阳宇通开始了KOA项目三期项目。

四期主要宇通KOA升级。

五期实现宇通KOA与ERP的集成。通过基于web的应用集成技术,使大量内部用户通过企业信息门户KOA访问ERP系统,实现浏览器对R/3客户端的仿真,从而大大降低ERP系统运行成本。

价值体现

工作效率的提高: 由于对公司级、部门级的规范制度和文件管理进行了统一的整理、收集,不仅消灭了政出多门的现象,规范了企业管理基础制度,使得企业多年积累的管理经验全部走到了员工面前;知识共享使得员工可以方便地分享案例,提出问题并获得答案;内部新闻系统使员工能随时获得公司生产经营动态;各分支机构和身处异地的销售人员也可随时安全地通过系统获得产品配置、销售政策等销售资料。这一切,都是通过知识共享极大地提高了员工的工作效率。

管理方式的流程化:配合公司推行的 ISO/TS16949质量管理体系建设、绩效考核等基础管理项目,以流程化的手段实现了公司的多数管理流程,包括销售订单评审流程、生产系统生产安排流程等等的大多数日常管理流程都被固化并在系统中运行,使得所有业务都留下了严格的纪录,体现了过程控制的管理理念,既实现了管理方式的规范,也同时完成了业务知识的收集和积累。目前,越来越多的业务运作流程正在系统中被实现。

知识管理的共鸣: 通过KOA,宇通建立了知识库,分为销售、生产、技术、财务等大类,下面又有子库。如技术方面,系统单独设立一个比较大的平台,定制了一个特定页面,包括产品资料、部门文件、技术标准、CAX(CAD等)的应用等。此外平台中还有“创新无限”等栏目,鼓励技术人员在上面提出新思维、新点子。系统中还设有图书资料、资源应用等栏目专门为技术部门提供支持。整个技术平台跨部门运作,技术中心、开发处、工艺处等部门共享这个平台。

实施知识管理不仅带来了工作效率的提高和管理的规范,还引起了员工获取知识方式的变化。员工从原来的被动的接受各种自己需要的或不需要的知识,到现在主动地去获取自身工作所需要的知识,无形中给员工提供了一个学习和创新的氛围。同时,知识管理架构下,知识的获取变得简单了,企业的透明度提高了,也更加有助于培养更加公平开放的企业文化。

企业信息门户的建立:整合了ERP和KOA系统资源,通过Portal/KOA系统单点登录为用户提供单一的信息系统登陆界面,以web方式通过Portal /KOA系统访问ERP系统资源、控制用户权限、实现ERP报表和查询的同一访问、工作流和协作功能,补充ERP系统的功能缺陷,同时,通过整合把ERP信息扩展到供应链上下游合作伙伴,实现协同商务,扩大ERP系统应用层次和使用者的范围。

案例

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