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三九医贸—知识管理,企业管理的助航器

时间:2014-01-23

三九医贸电脑中心主任李士峰说:“建设知识管理系统,我们不仅仅关注在技术问题上,更重要的是它体现了知识的价值和企业工作流的核心思想,这和公司将IT提高到战略高度的想法不谋而合。企业追求的是有价值的东西,而KM理论强调的是核心竞争力?智力资本,我们觉得是在困惑之中找到了一种价值取向。”

三九医贸就是在这种思想的指导下,经过多方挑选,最后选择了蓝凌,拉开了五期知识管理项目的序幕。

用户背景

深圳三九医药贸易公司(以下简称三九医贸)是深圳三九医药股份有限公司(三九集团的核心企业)基于销售工作的重要性而专门成立的,是目前国内医药市场最大的专业化销售公司之一。它不仅销售三九药厂的产品,还充分利用固有的销售网络代理众多国外医药企业的优秀产品,其业务涉及中成药、抗生素、中药针剂、生物制品、血液制品、保健品的销售及进口药品等诸多领域。

关键需求

早在1996年,三九医贸就开始实施信息化建设,先后实施了R3 ERP、HRM、财务管理等多个业务管理系统。对于用来处理内部事务、加强内部沟通的办公系统,三九医贸也不是没有考虑建设。但当时市场上成熟的OA产品服务对象主要是政府、事业单位;处理的事务是以公文审批等行政业务为核心;传统的公文审批在内容上没有限制,在过程上也不加限制。而三九医贸讲究效率和投入产出比,希望系统如何帮助企业解决公司业务部门的需求,同时,能有利于公司管理水平的提升。但显然,当时市场上的产品满足不了三九医贸的需求,因而OA项目就一直没上。

2001年,公司技术部门的领导人参加了LotusWorld’s 2001 “走进知识管理”的活动。通过此次活动,企业领导人了解了Lotus在技术、服务和培训在内的完整知识管理解决方案,同时,也结识了能满足三九医贸需求的新OA产品的供应商??深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司。双方不久便达成了项目协议,分期开始了企业的知识管理系统的建设。

解决之道

三九医贸的知识管理分五期,以下是各阶段实施内容的明细表。 

阶段

完成时间

实现功能

一期

2001~2002年

以知识收集、积累、共享、传递为主建立企业文档系统、门户系统;提供多种信息发布和查阅功能;集成已有的web应用,实现简单审批流程和简单业务流程和表单业务应用

二期

2002年

扩大信息应用范围,强化沟通,建立企业级门户和部门门户;实现与其他业务系统初步集成

三期

2003年

引进流程,实现企业级行程管理、项目管理、个性化服务,提供个性化工作区,跨部门协作,企业内部应用集成

四期

2004年

扩大流程应用范围,考虑知识地图、专家系统,提供跨系统信息检索、跨应用集成

五期

2005

系统的主页改造及升级


通过五个期的努力,三九医贸建立了基于 IBM Lotus Domino,Domino.Doc和K-Station进行定制开发的,完全B/S架构,包括企业知识门户、知识库、信息发布、项目协作、工作流应用、网上培训和知识发现及挖掘系统等等模块的知识管理系统。该系统整合了已有的Windows 2000 AD目录、Exchange系统及MS SQL数据库,实现了单一用户登录和信息数据的同步。同时,实现了如ERP、人力资源系统、财务管理系统等业务系统间的数据交互,成为连接客户、供应商、合作伙伴的协作的电子商务。

价值体现

三九医贸知识管理系统的建成,为三九医贸的管理带来了根本性的变革。

信息发布的平台

员工通过企业门户和各部门工作区可以获取以下信息。

1)Internet 信息:主要是来自行业网站的一些信息,如:每日医药行业信息、每日市场快报、网站摘报、市场分析报告、新闻等。

2)企业 SAP系统信息: 各专业公司技术经济指标(收益率、损耗率、能耗等)、财务指标、公司管理指标(人员管理、绩效管理等)。

3) 企业信息:公司新闻、会议通知、公告、市场报告、三九医贸信息周报、培训、考试信息、领导行程等。

行政办公平台

行政办公平台为三九医贸提供了一个统一的工作平台,实现了新闻发布、任务分派、活动通知、沟通留言、网上调查、行政人事事务的网上处理与审批等多项功能。通过这个工作平台,三九医贸创造了数字化办公环境,突破沟通障碍,实现跨部门流程化协同工作。

同时,实现项目团队任务分派、交流沟通、项目文档管理的自动化和及时化,降低项目运作成本,保证项目的高效实施。

网上内部办公资源、车辆资源等固定资产的审批、调配和维护,激活企业硬件投资,提高内部资源利用率,降低办公与企业运营成本。

内部论坛、新闻系统、文化窗口、贺卡系统、电子期刊等应用模块,为企业文化宣传、有效舆论导向、征集决策意见提供了充分有效的工具。

部门工作区平台

部门工作区是各部门建设的以各自部门为中心的统一的工作场所。在部门工作区中,各部门可根据各自的需要配置相应的信息,如本部门日常工作、工作模板、日常应用、核心关注点等。部门工作区改变了一直以来的人去适应系统的现象,实现了从以功能性的系统为导向到以员工的工作内容为导向的转变,使系统变得更加集成化和人性化。

以三九医贸财务部工作区为例:

财务部工作区供财务部人员使用,由销售定单清单、销财办其他动态单证、业务报表库、预算文档、员工对帐通知、工资信息通知等组成。财务部人员可以进行销售定单的录入与管理,预算文档的制定与分析,财务报表的生成与发布等,数据录入后自动进入后台业务系统,解决了数据重复录入的问题,实现了报表的发布与共享。

知识管理平台

三九医贸的知识库系统包括各种格式的文件及信息:内部请示报告、企业规章制度、受管企业信息、市场信息与分析、往来文电、合同、财务报表、档案文件、档案管理卡片、项目文档、业务知识、竞争资料、音频 /视频、扫描件等等,根据部门及关键字进行分类。

三九医贸的知识库系统建立在Lotus Domi no.Doc基础上,提供了文档的创作、批阅、审核、发布、共享及检索功能,同时也把大量保存在MS Exchange公共文件夹及散落在各系统中的文件迁移到知识库中,在全企业中提供共享和访问。

项目协作平台

无论是新厂建设、人力资源项目、知识管理项目,还是业务项目,如新产品的广告投放计划、市场计划的管理,销售任务的分解及执行,学术推广计划的安排及跟踪等,通过建立虚拟的网上项目协作工作场所,可以有效管理项目的相关信息、进行项目任务及阶段分割、实现项目信息发布、监控项目进度、进行项目总结及评价等。工作任务实时督办,提高成员的执行力。

案例

手机OA办公系统

蓝凌软件