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美的集团:一体化的知识化管理支撑门户实践

时间:2014-01-23

美的MIP即为“美的信息门户”(Midea Information Portal),概念来自于企业信息门户(EIP,Enterprise Information Portal),期望将企业的所有应用和数据集成到一个信息管理平台之上,并以统一的用户界面提供给用户,使企业可以快速地建立企业对合作厂商、员工和客户的信息门户。

但和业界一般的EIP不同, MIP建设包括了两大块内容,首先是企业信息门户PORTAL,利用PORTAL来集中展示所集成的应用;另外,它还搭建了基于知识管理机制的知识化协同工作平台,两者之间无缝衔接。

客户背景

美的创业于1968年的美的集团,是一家以家电业为主,涉足房产、物流等领域的大型综合性现代化企业集团,旗下拥有三家上市公司、四大产业集团,是中国最具规模的白色家电生产基地和出口基地。

目前,美的集团员工近8万人,拥有美的、小天鹅、华凌、威灵等十多个品牌。除顺德总部外,美的集团还在国内的十多个地域建有生产基地;在国外的越南平阳基地已建成投产。美的集团在全国各地设有强大的营销网络,并在美国、德国等地设有21个海外机构。

2007年,美的集团整体实现销售收入达750亿元,同比增长30%,其中出口额31.2亿美元,同比增长40%,预计2008年将实现销售收入880亿元,其中出口36.6亿美元。在“2007中国最有价值品牌”的评定中,美的品牌价值跃升到378.29亿元,位居全国最有价值品牌第七位。

2007年6月,由广东企业联合会,广东省企业家协会评定的“2007广东企业100强”中,美的集团名列第三位。2007年6月,由《环球企业家杂志》和罗兰·贝格咨询公司发布的2007年度“最具全球竞争力中国公司20强”名单,美的榜上有名。2006年10月,国家统计局公布的“中国最大500家企业”美的集团排名第52位。

关键需求

美的集团的信息化起步早,根据业务发展需要陆续建成很多信息系统,但是系统之间缺少集成,用户、数据、流程都是分散的,系统越多,管理难度越大,信息孤岛也越来越多,比如:

1)众多分散的信息系统,完成一件事居然要用多套系统;做件事不知道用哪个好;界面和操作风格各异;又忘了XX系统的密码了;要找的信息在哪里呢?用户使用不便,工作效率降低;

2)管理支撑信息系统建设滞后于业务信息系统建设,无法发挥业务系统的优势,也不能使企业管理人员高效办公,更不能为企业领导决策提供及时快捷的信息支持;

3)整个集团各类门户、网站和系统已建设很多,系统之间各自为政,缺乏规划和集成标准,使得各个业务支持系统应用的深入推广都不同程度地受到了制约,项目投资重复,信息资源没有合理应用。集团总部对下属集团的信息不可视,集团内信息沟通不及时。

4)广阔的市场区域和机构分布是企业的骄傲,同时也是企业成长和增强竞争力的必要,但同时也带来了问题,诸如高昂的运作成本、协同工作的难度和海量信息缺乏有效梳理

项目策略

知识化管理支撑门户项目的建设不能一蹴而就,需要不断演进,是逐渐丰富的过程,应将它视为复杂的基础设施项目来持续改进完善。因此集团门户项目建设采取总体规划,分步实施,后续改进的策略。

总体规划:

面对各单位众多的门户应用需求,迫切需要对美的整体门户体系发展建设进行统筹规划,充分利用资源,实现整合。通过总体规划将描绘出信息门户架构蓝图,制定项目实施路径。统一企业数字化品牌,规范门户技术标准,以及后续系统建设、维护规范等,根据架构规划的成果指导门户建设。

实施策略:

与阶段性项目相比,“一次性”的大项目耗时更长,失败率更高,选择几个最先部署的重要组件,通过基本组件来构建门户。搭建门户平台的应用架构、基础功能、数字化品牌进行整体实施,构建出门户体系架构,应用模型并统一设计风格。

分步实施:

在搭建完成总体门户体系框架后,按照门户实施规划,对各层级、各专业类门户进行个性化的建设。各单位门户类应用建设由集团派驻项目经理进行实施,也可由个单位自主实施,但须符合集团整体规划及相关规范标准,集团整体门户管理部门对建设方案进行审核和门户平台技术支持。

实施方案:

系统建设的方式采用成熟套装软件产品进行实施和客户化开发以及根据需求进行完全定制化开发两种。选取试点单位进行推广。(WebSphere Portal+ WebSphere Application Server+EKP +功能定制)

美的信息门户(MIP)应用架构愿景如下图,通过各垂直门户嵌入业务应用与后端系统集成,从而实现基于岗位、角色的工作平台。

价值体现

总体来说,通过MIP的实施,实现了将多个系统集成,为美的集团领导的决策提供了实时的数据保证;实现了单点登录和知识共享,充分利用以前的知识积累,减少重复劳动,提高了管理水平和工作效率;改变了原有的工作模式,代替了纸质的信息传递的沟通方式,节省了大量的办公成本,提高了工作效率;加强了各个部门之间的协同办公,让集团内部的各个部门环环相扣,紧密的结合在一起;降低了原有多个系统的维护成本。

如果说,MIP实施前是“信息孤岛、没有统一平台;信息传递不及时、不清晰;办事效率低、成本高;资源分散、知识无法共享”,而实施后则是“实现统一的知识信息、协同管理平台;提交、审批有记录,发送范围可控制;网络办公、无纸化;知识共享、资源整合”。具体来说:

构建了统一工作平台: 实现了统一的美的门户,成为全集团所有员工的唯一入口点;

构建了多个垂直门户:包括行政与人力资源门户、文化传播网、财务专业门户、审计和IT门户等,为全集团员工提供该类职能的自助服务和信息查询,为该类职能的员工提供虚拟的共享、交流、工作平台

构建了多个机构水平门户:包括制冷、机电装备集团等多个分子公司的水平门户,为各二级平台和事业部提供了展示自身个性化的平台; 

在行政办公审批流程方面,以前是“审批流程长、时间长、部门间责任不易界定、异地办公不便、增加了办公费用、时有文件丢失发生、表格使用不统一”,通过MIP建设,目前事业部管理流程已基本实现电子审批,系统现有流程2000多个,通过流程的审批过程优化管理结构,而且 目前常用流程审批大部分在一天内即可完成或有答复。

实现了跨系统流程整合:通过MIP表单实现与其它业务系统的数据交换,如采购中心考勤系统集成、财务自助报销流程以及HR人事流程等等。

在知识文档方面,以前是“人员变动造成资料丢失、个人知识不能有效共享、部门人员之间无交流平台,难以进行知识交流和知识创新”,通过MIP建设,实现了个人知识、部门文档资料和外部信息服务的有效整合,提升了美的内部的知识管理水平。

总体来说,通过MIP建设,整体门户体系架构的搭建,规范了集团内网站建设,资源得到整合,企业文化得到及时广泛的传播,提高员工对企业的认知度、归属感。全面推广应用MIP重点模块功能,打通集团内的信息沟通壁垒,构建全集团统一的信息管理平台。在MIP上统一公文发布渠道,保证集团与下级单位的信息互通,公文顺畅的上传下达。通过MIP系统应用推广实施,统一信息发布,审批流,统一邮件、待办等消息工具的,同时达到沟通平台的统一。丰富的MIP协作应用功能,体现对职能管控的支持。

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