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拓邦电子—灵活使用KOA深化企业文化建设

时间:2014-01-23

“公司的KOA系统是所有系统影响面最广,使用人数最多,但给我们工作带来最多便利,同时操作也是最简单的系统。”深圳市拓邦电子科技股份有限公司信息部经理周国华不无感叹的说道。拓邦电子的OA系统现在已经运作了2年了,公司上下大概460多人在用此系统,员工每天一上班首先就是打开这个系统。

用户背景

深圳市拓邦电子科技股份有限公司(简称"拓邦电子"),是一家具有科技创新实力的国际化电子企业,作为1996年在深圳南山科技园正式注册成立的高新技术企业,同时也是国内最早将单片机嵌入技术应用于家电智能控制应用领域的行业先行者。目前,拓邦电子工业园建筑面积5万平方米,位于深圳高新技术产业带石岩段,拥有员工1800人,2005年营业额超过5亿人民币。

拓邦电子以自身雄厚的智能控制研发、制造服务团队为基础,核心产品涵盖家用电器智能控制器各个产品领域,同时也包括电力系统自动控制设备、互动数码运动产品的研究、开发与制造。拥有国内业界优秀的设计、开发、管理人才,先进的SMT贴片工艺及测试设备,完善的IS09001国际质量管理体系让拓邦公司得以蓬勃发展,公司产品具备完善的EMC测试程序并通过UL、IEC、VDC、TUV标准认证。

关键需求

经过长足发展的拓邦电子,员工数量急剧上增,信息和资料更加纷杂,公司内部流程类工作不但大幅度增加,还越来越繁琐,拓邦电子和许多经过发展的大企业一样带着许多困惑:

1)工作信息传播范围小,有效信息未能迅速传达各个部门,而部门之间联系也不紧密,信息交流不频繁,导致许多协作工作反应速度低,协同工作开展起来费时费力。

2)公司工作经验、工作方法、工作方案因为缺乏一个统一的共享渠道,导致重复工作,加大了工作成本,浪费了许多资源,降低了各个部门的工作效率。同时拓邦是一个技术和知识密集型的企业,然这些技术和知识没有形成一个有效的沉淀,许多隐性的技术经验流失比较严重。

3)企业内部的工作制度和流程处理缺乏统一规范化,而相关的行动人员缺乏一个协作的通道,这不但导致工作效率低下,同时也因为没有有效的最终统计的数据和记载,许多事情就容易出现扯皮现象。譬如,颁布一个新的条例,员工无意或者有意的违反了规定,会以没看到或者不知道这条规定推脱。这就要求尽快地形成一个规范化的管理机制,遏止这些现象的发生。

拓邦电子存在的问题远不止上述三条,面对着越来越重的竞争压力,公司内部对于加快运作效率和实现资源共享的要求日益强烈,拓邦要不断强化自身实力,提高企业管理水平,就必须寻找一个形而有效的工具来摆脱困境。

解决之道

考察了好几家的产品,经过多番比较,拓邦电子管理层还参加了由蓝凌举办的知识管理研讨会,结合到自身的特色与需求,最终决定选择了蓝凌管理咨询支持系统有限公司为其搭建这个系统。

周国华经理回忆道:“当时我们考虑到公司是技术和知识密集型的企业,对企业的信息发布、知识的管理、文档及知识的共享、工作流程的审批以及企业文化的营造要求比较高,觉得蓝凌的基于知识管理的办公协作平台比较适合我们的要求。”拓邦电子对蓝凌为其搭建的平台也提出了要求,系统必须达到三个目标:

目标1

合理分类沉淀各部门的经验、知识、信息、制度:拓邦电子十分注重研发,所以相关的资料十分繁多,以往许多有用的知识、信息、制度等等都是以纸质地方式放在一个专门的储存资料的文控室,但这样许多隐性的知识经验大量流失,而且将纸质的资料做个汇总分析也十分困难。这就要求建立一个文档管理平台,实现对知识文档和档案的分类管理、保存与访问,方便将散落在各个角落的知识,收集到知识经验库中,让企业的无形知识沉淀下来,让无形的企业知识财富显性化。

目标2

快速共享传播这些经验、知识和信息,提高工作水平、反应速度:知识沉淀只是第一步,知识共享和传递才是关键。拓邦要求系统不但是一个知识经验的存储平台,更是一个交流共享的平台。不但可以通过方便的收索功能,检索到需要的文档资料,更可以通过这个平台来提高部门与部门之间、员工与员工之间的协作。从而减少重复工作,提高工作效率。 

目标3

实现即时、快速培训,让新员工适应新岗位,降低人力资源成本:公司员工数量庞大,流动也频繁,如果每位新员工都需要面对面地长期培训,无疑大大会增大人力资源部的工作量。拓邦要求建立一个健全的公司内部培训机制,通过系统能够让新员工尽快地了解公司制度,岗位职责,还能了解本岗位老员工留下的工作资料和经验,尽快地适应新岗位,让新员工从中快速获到前人经验。

系统在正式实施前预先导入知识管理理念及方法,再建设以知识管理为核心的工作平台,并逐步建立完善的知识管理推进机制,实施方法大致如下:

1)将知识管理咨询和知识管理系统实施相结合,能够使知识管理直接落地。

2)分析部门的关键流程,加强系统实施咨询,努力使系统结合业务并极力推动员工转变促成。

3)整体规划,分步实施。在规划拓邦整体战略的同时,有选择的在几个重点战略部门作为实施切入点和试点,同时系统功能上确定优先实施功能模块,制定详细的知识管理系统功能推进计划。

价值体现

项目经过一个月的实施完成,经过整体的推广到系统全面落地与渗透,也不过用了短短的3个月时间,整个系统达到了最初拓邦提出的三个目标同时,还带有着“拓邦特色”。

具备灵活的自定义功能:系统极具灵活性,可以根据公司或者部门要求灵活地进行“DIY”。拓邦信息部经理周国华说:“公司时时刻刻都是在变化的,组织结构一定会有所改动,有可能今天存在的部门,明天就会和另一个部门合并。也有可能公司一个新决定,又会出现一个新的部门。因为这种的多变性,所以我们在系统搭建实施时,我们就提出了各个子模块一定要能自定义,系统不但能够自定义模块名称,还要能删除增加各个模块。”就以项目工作组模块为例,拓邦这个模块的名称为“部门工作区”,下面设有“微电控制事业部工作室”、“电气控制事业部工作室”、“电控事业部工作室”等多个子模块。

带有浓厚的企业文化韵味: “立百年基业惟开拓,树世界品牌而兴邦”是“拓邦”二字的内涵,作为电子领域一家新兴高科技企业,拓邦一直都很注重企业文化的培养,认为一个好的企业文化所带来的凝聚力是非凡的。在这个系统中,拓邦花了很大精力在自己的组织文化建设上,其中设立一个公司内部论坛,让大家在上面畅所欲言,促进员工之间的交流的同时,公司还能根据员工的论坛上提的建议和意见来改善工作,营造了开放的文化氛围。在KOA系统中,还开办了企业内部电子刊物——“雁行者”,各个员工能在上面发表文章,公司还定期在系统上开展网上调查,选出最受喜欢的文章,让雁行者“放眼天地间,携手共飞越 ”的精神遍布公司每个角落。

点评

对于这个系统,周国华经理赞誉颇高:“建成后的系统达到了我们预先确立的三个目标。它给我们的工作带来的是效率,让我们的工作更加规范、简单。从所有的员工的反馈来看没有哪个说不好的。”

如今,运行了2年的拓邦KOA系统已经渗透到公司每个角落,员工每个工作细节,企业知识管理已经不只是概念了,不但有正确的理论作为指导,更有IT平台作支撑,从数据平台、信息与知识处理平台到应用平台都已成为现实。接下来,拓邦会继续循序渐进、稳步实施不懈努力地完善企业的知识管理。

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