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赛格股份—转变用知识管理来武装

时间:2014-01-23

经过十年的发展,赛格股份公司已经发展成集科技、工业、贸易、专业电子市场经营及仓储运输为一体的综合性的大型企业。伴随着企业的成长,如何相应的提升管理水平,保持持续发展?知识管理给了赛格股份新的思路。

客户背景

深圳赛格股份有限公司(以下简称赛格股份)成立于1996年,是经深圳市人民政府批准,由深圳市赛格集团有限公司将其在所属八家直属、控股及联营公司中的权益进行重组,作为发起人出资,并公开发行境内上市外资股(B股)而募集设立的股份有限公司。1996年7月22日深圳赛格股份有限公司的8000万股B股在深圳证券交易所上市;同年12月,新增发行的2500万股A股在深圳证券交易所上市。

经过十年的发展和资本市场的四次融资,深圳赛格股份有限公司总资产已达34亿,净资产12.8亿(截止2005年12月31日),目前拥有2500多名员工及十余家控股子公司及联营公司。公司直接经营的在行业内居领先地位的深圳赛格电子市场以及正在形成的全国连锁经营网是亚洲规模最大的专业电子配套市场;同时公司还形成了以涉外运输及保税仓储、对外贸易、代理销售、物业出租为代表的现代综合物流与服务业务,以全球卫星定位系统(G PS)和数字集群通信系统等为代表的通信产品的科研开发与生产经营,以及以互联网络工程为代表的IT产业。 

关键需求

经过十年的发展,赛格股份公司已经发展成集科技、工业、贸易、专业电子市场经营及仓储运输为一体的综合性的大型企业。员工数量的逐渐增加,业务的不断扩大,就是在这样的情况下,正如其他步入成熟期的企业一样,赛格股份也日益感觉到一股无形的束缚影响着自身的快速发展。

赛格股份除了本部外,还设有电子市场、下属企业、异地公司及市场,企业规模庞大、组织结构复杂。据赛格股份企划部副部长严琦介绍:随着公司的发展,各种业务运作和管理也日渐繁杂,员工花费在日常杂务上的时间过多,公司内部公务处理及其流程又不规范,就导致了工作效率太低的状况。

加上赛格股份是以管理为主的公司,本身许多知识、信息以及管理经验都是在日常工作中日渐积累起来的。由于没有一个知识信息存储、共享平台,无法形成有效的沉淀,许多十分宝贵的知识经验都不能共享传递,甚至白白流失。

除了知识经验无法沉淀而流失外,也正是因为没有一个平台让所有员工分享学习他人的经验知识,各个部门各自为政就导致了“信息孤岛”,无法有效的进行协同工作,大量工作不断重复,工作效率就自然提高不上。

一方面赛格股份内部对于加快办公效率与实现信息资源共享,摆脱这些无形束缚的要求日益强烈;另一方面,公司也迫切需要一种工具来改善提高自己的管理水平。属于投资管理型的赛格股份公司,要再往世界先进管理型企业行列迈进一大步的话,这类状况就急待改变。

解决之道

经过一年多的选型,赛格股份在谨慎地考察金蝶、蓝凌、用友等多家供应商后,最终选择了基于蓝凌的基于知识管理的办公系统,与蓝凌签约。

赛格股份的基于蓝凌的基于知识管理的办公系统分两期实施:

一期主要是搭建基于知识管理的办公协作系统(KOA),包含知识文档、专家系统、培训管理、考试系统、审批流程、公文发布等模块的建设。

二期主要是在一期的基础上进行个性化定制以更满足赛格股份的业务需求,如新增费用管理、费用发放等模块。

价值体现

赛格股份的基于知识管理的办公系统对于协作办公、推动整体管理水平的提高有明显成效:

1)员工办公的效率大大提高。

通过系统提中强大的快速检索机制,员工通过直接在网页上点击几次鼠标,输入关键字进行检索,就可以找到所需知识了,查找企业知识所花费的时间得到有效的缩短。同时通过实现网上的审批流程,也同样可以有效减少不同岗位,不同部门由于作业时间、空间的冲突而带来的协作障碍,使得办公的效率得以大大提高。

2)赛格股份的文档知识得以沉淀积累,减少员工流动带来的企业知识流失。

通过知识管理系统,使得员工在工作过程中,自动将这些文档集中保存在知识库系统中。 

通过沉淀岗位案例、员工工作过程中保存历史文档、转变成可阅读文档的员工头脑中的知识,有效地规避员工流动带来的风险,当新接任的员工在知识管理系统上可以检索得到他的前任工作过程中的文档信息,就可以更快地了解自己的岗位职责。

3)减少管理和培训费用

对于赛格股份这样地投资管理公司来说,知识管理的落地大大节约了管理和培训的费用。譬如,赛格股份每年都计划地开辟外地电子市场,每次新市场成立所积累的经验就给了下一个市场的开发留有了很好的指导意见,久而久之,领导层积累的这些经验教训,就能让他们更加容易的规划新市场的开发,许多经验知识可以让他们轻松地“copy”,做出决策。培训也一样,各地的培训经验得到共享后,就可以大大减少培训费用。

4)规范了部门协作的流程

采用了系统的审批流程后,将赛格股份目前的办公审批搬到了网上,采用计算机系统自动执行的流程,在一个流程节点没有完成之前,系统是不允许直接越级跳到下一节点的,这就意味着部门与部门之间的协作必须严格按照企业的正规流程来走,由于有了规范的协作模式,将使得赛格股份的内部办公效率得到一定程度的提高,同时也可有效杜绝违反流程办事的现象。利用系统流程办事,不但实现无纸化办公,更提高了赛格股份的内部办公效率。

评价

严部长说:“这个系统给了我们很大的转变,以往各人守着独立的办公电脑,通过邮件加电话进行联系,现在网络办公实现自动化,领导审批也方便快速了。”

案例

手机OA办公系统

蓝凌软件