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万联证券:借力投行业务管理系统强化自律

时间:2014-01-23

导言

深圳证监局在2010年深圳辖区年度机构监管工作会议上表示,深圳证监局2011年头号重点工作开展辖区?投行业务专项治理,要求各券商研究从投行保荐业务中的承揽与立项、辅导、上市申报三个环节下手,抓住每一个环节中容易出现的问题“对症下药”, 在流程上加强内控,规范投行业务的开展。深圳证监局将组织开展对各公司的专项治理活动进行检查和验收。由投行业务规范管理,尤其是投行项目的管控将成为券商2011年乃至以后工作的重点。

万联证券未雨绸缪,早在2009年前就规划从投行业务过程管控上实现合规自律,并在2009年实施投行业务关系,从业务各环节、流程进行全面梳理及固化。

万联证券投行业务管理项目背景及目标

万联证券有限责任公司于2001年8月23日成立,是由实力雄厚的国有资产经营公司和投资公司出资组建的全资国有企业。公司总部设在广州市,目前在全国设立了近30家营业网点。公司经营范围包括:证券的代理买卖;代理证券的还本付息、分红派息;证券代保管、鉴证;代理登记开户;证券的自营买卖;证券的承销;证券投资咨询等。

面对证监会对合规风控要求的加强,万联证券在实现协同办公的基础上进行投行业务纵深管理,希望更好完成投行业务自律。

经过蓝凌业务专家的调研分析,蓝凌建议万联证券从项目管理角度,结合业界投行业务管理规范引人蓝凌投行业务管理系统,具体目标:

u  从项目管理角度对投行项目进行管理,包括客户管理、项目进度管理、项目人员管理、项目资源管理、项目费用管理、项目任务管理、项目差旅管理等

u  从投行人员使用需求角度配置投行业务系统:集成待办,集成邮件,短信待办提醒、管理统计(费用统计、人员活动明细、人员-项目费用明细等)

u  整合协同办公系统的审批流程、知识中心、合同管理、费用申请、人才中心等。

万联证券投行业务系统蓝图

以知识为支撑点,以项目、工作、人员为主线,规范投行业务活动过程。同时提供多角色展示门户,提升业务工作效率,实现“以人为本”与“业务自律”的双融合。

 

以多角色门户提升工作效率

对于投行业务管理系统,将有多个角色参与其中,包括公司管理层、投行管理层、项目运作团队、投行业务内部管理人员、系统管理员等。在透过系统权限规范角色用户的使用范围的同时,万联证券将针对投行管理层、项目团队及系统管理员分别搭建针对的门户,提高其工作的方便性。

  

以管理监控为目标的投行高管门户

针对投行管理层的管控需求,整合源自OA的个人工作内容外,更关注其对项目的把控,在管理层门户首页设置项目进度信息中心,管理者可以快速了解各个项目环节的项目情况。系统并且把项目过程中的审批信息以代办、代阅形式通知相关人员。管理者进入投行高管门户即可完成更投行业务相关的所有工作,并且还可以开展其他非项目相关的工作(集成OA的代办、代阅、邮件等。

 

以项目运作规范为目标的投行项目门户

作为项目人员,首要任务就是完成客户的IPO或者其他项目。由此,投行项目门户囊括从客户资料管理、项目立项,项目承揽、改制辅导等到项目差旅费用报销所有业务环节。

除了开展项目业务工作外,更需要系统提供与之匹配的知识支撑项目。由此系统把知识中心纳入到投行项目门户,项目人员可以直接从知识中心中学习其他项目沉淀下来的知识或者跟投行相关的业务知识。

投行业务管理系统中的论坛从跨项目角度提供统一沟通平台,方便不同项目成员之间的交流。

 

“六环”提高投行业务效率,同时规范业务流程

投行IPO项目一般长达1-3年,项目过程与项目阶段的管控尤其重要,同时项目过程中的知识支撑与知识产出同样是业务水平提高的关键。万联证券借助蓝凌投行业务管理系统从客户资料、项目总览、项目过程、项目任务、项目差旅及其他行政事务六个环节构成的管控闭环来规范投行业务。

第一环:客户与合作伙伴管理

对客户按照行业、区域、企业性质、上市需求情况进行识别管理,方便用户快速寻找客户资料。同时客户资料还赋予客户经理的属性,客户经理可以直接管理自己所负责的客户,无需步步寻找定位自己的客户。

此外对外部的合作伙伴也纳入投行业务管理系统,支撑项目过程中所有资源。

第二环:项目库管理

万联证券投行项目库作为公司所有投行项目的仓库,除分门别类对所有项目进行梳理外,还针对使用者提供自己参与的项目直接窗口。

项目库不单单管理项目信息,项目过程中产生的文档,需要支撑项目开展的知识作为一个统一源头在此呈现。

作为合规要求最高的保荐工作,项目库对保荐工作进行全程记录,并且明确工作记录的所有信息,消除当中的内控盲点和风险点。

第三环:项目流程管理

投行项目与一般的项目不一样,其有特有的环节与业务要求:项目考核、项目承揽、项目立项、项目改制辅导、文件制作、内部审核、证监会审核、发行上市、持续督导等,其中每个阶段有必须提交的报告、保荐书或其他文档。

 

为确保业务固化能合规,在部署项目阶段前蓝凌协助万联证券对每个阶段的必备文档及支撑文档进行全面的梳理,确保整个项目过程完整与合规。

 

万联证券把各个环节中的必备文档、支撑文档规范到投行业务系统中。投行业务管理系统将提供监控机制,

-          监控项目产出:在项目推进过程中,如果项目成为未完成必备文档,或者提交的文档未能通过审核,将不能进入下一个阶段。

-          监控项目进度:项目经理或者高层管理者可以透过系统对项目进行把控。

 

万联证券把项目计划,项目过程中报告、文档的审批,项目合同管理等全纳入投行系统统一管控,避免项目过程的漏洞。

 

第四环:任务管理

项目各环节中可以直接进行任务分派,并且落实到具体个人,并且进行具体的任务完成情况考核与评价。

万联证券管理层非常关注项目工作的质量,将工作任务又提供单独模块,方便用户直接了解和完成自己当前的工作。项目经理或管理者可以直接从任务管理模块中了解任务完成情况,确定是否需要增加资源,或者需要具体的工作沟通等。

第五环:差旅与报销管理

    项目过程的差旅费是项目成本的重要组成部分之一,在管理好项目资源及项目工作的同时,规范差旅申请及费用报销是万联证券对投行业务管理系统的另一个必备要求。

    在蓝凌投行业务系统流程引擎的支撑下,投行项目性出差流程可以直接在投行业务管理系统中部署。由于支撑通用流程和自定义流程两种灵活机制,出差流程可以与出差费用报销关联,并且直接与财务系统进行无缝对接。

第六环:综合事务管理

在综合事务管理中,除了日常的部门或者行政工作外,万联投行部门要求把与投行相关的其他事务纳入到综合事务管理。这样,投行人员可以直接从投行业务管理系统中获取外部相关信息。 

蓝凌为万联证券提供投行业务管理系统落地全程服务

蓝凌把标准化的投行业务管理系统落地到万联证券投行业务的同时,也是把多家券商及证监会对投行业务的要求带给万联证券。当然每个客户都自己的特点,蓝凌在充分考虑券商特征和管控要求的前提下为万联证券提供相应的定制功能。

蓝凌作为一个管理+IT的服务提供商,蓝凌在实施投行业务系统过程中,透过调研表,访谈等方式万联证券的投行业务进行业务流程梳理、投行审批流程梳理、及相关管理制度的编制,并协助万联证券策划具体的上线推广,从文化与管理上确保投行业务管理系统落到实处。

万联证券借助投行业务管理系统自律管理

透过投行业务管理系统,万联证券投行项目人员可以在统一的工作平台进行工作安排、项目沟通、差旅安排、费用报销及其他与项目相关的工作,同时可以很好地实现知识的活用与知识的沉淀,确保项目经验有效的总结。

透过投行业务管理系统,投行管理者可以较好对投行IPO项目实现全过程管理与监控,及时了解项目的进展,把握项目的规范性与合规性。

透过投行业务管理系统,万联证券在投行业务自律管理上能做到未雨绸缪,将能以更规范的业务运作流程开展业务。

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