移动办公(OA)与知识管理领军品牌!
当前位置: 首页 > 按行业 > 能源/电力

信息产业部电信研究院:知识管理点睛信息化

时间:2014-01-24

项目背景:

作为中国政府唯一的一家国家级电信研究机构,信息产业部电信研究院创建于上世纪 50年代中叶,自建院以来,电信研究院承担了大量国家和行业的重大研究工作,包括:国家通信网的基本技术规划设计和技术标准、行业发展规划、管制政策、通信计量和通信产品测试认证等。

在半个世纪的发展历程中,研究院前前后后经历了两次比较大的机构变革与重组。最近的一次完成于2003年初。重组后,全院形成了三大核心业务领域??政府支撑工作:包括行业发展规划、政策法规研究、通信技术标准研究等;通信计量及通信产品测试认证,以及企业质量体系认证服务;咨询服务:包括通信网络技术体制、业务技术规范、选型测试、综合规划、新技术新业务分析咨询、技术和管制分析咨询、企业管理和战略咨询等。围绕这三大核心领域重新组建了七个核心研究机构??通信政策研究所、通信标准研究所、规划设计研究所、中国泰尔实验室、通信信息研究所、企业管理研究所和泰尔认证中心。

随着机构重组的成功完成,信息化的需求也强烈地突显出来。由于全院各单位一直以来独立做战、各自为政,且分处不同的属地,形成了一个个信息孤岛,重复劳动现象严重,急需一个统一的内部信息管理平台,以打破部门壁垒,加强交流与协作,支撑全院的日常工作。于是,信息化建设被迅速提上了日程,新组建的信息管理中心担负起了全院信息化建设的重任。根据电信研究院院长杨泽民提出的“建设学习型组织”的要求,结合研究院知识密集的特点,信息管理中心的领导敏锐地捕捉到“知识管理”这一全新的管理理念对提升一个研究机构核心竞争力的重要性,决定以办公自动化系统为切入点,提出了建设“以知识管理为导向的全院知识协作共享平台”的目标。

项目需求:

电信研究院作为知识密集型企业,其核心竞争力正体现在对知识的管理与创新水平上。因此,信息管理平台建设的一个重要目标就是实现对知识和经验的有效管理。在信息管理平台建设项目的立项书中,“以知识管理为导向”被列为平台建设的主导思想和首要原则。同时明确了促进全院各单位间的知识交流与共享、打破部门壁垒、连接信息孤岛、最大程度地提高知识在全院范围内的效用是系统需主要解决的问题。

从解决实际问题的角度出发,系统的建设目标是: 

1、促进全院信息与知识的交流,加强协作,提高工作效率,节约运营成本

有效解决研究院存在的业务单元办公地点分散,缺乏有效的沟通和管理工具的问题,消除信息孤岛。同时避免重复劳动,提高工作效率,促进协作,扩大知识利用的程度和范围。在系统设计与实施中,力求将知识管理与业务流程有机结合,有效管理各业务流程中已有的、需要的和产生中的知识和信息,使其得以便捷地获取、传递、交流与共享。

2、实现企业知识的沉淀与积累

对于电信研究院这样的知识密集型企业,信息化不仅意味着要将各部门的业务流程规范化,同时也意味着要把沉淀已久的宝贵的知识资源进行有效管理,将个人知识提升为组织知识,这样就可避免人员流失造成的知识断层和组织失忆。不断累积组织结构知识资本:“办对事”的领导决策知识资本,“办好事”的岗位技能知识资本,“办快事”的规范协作知识资本,“乐办事”氛围文化知识资本。

3、促进形成良好的知识共享的企业文化

建设这样一个交流协作平台不仅可让全体员工从中受益,还可以充分体现组织的人文关怀,利用现代技术手段突出人的贡献,倡导知识共享和创新,鼓励互相帮助和协作,在全院逐渐形成良好的企业文化氛围,激发员工的创造性和能动性。

解决方案:

实施方式

在实施方式上,电信研究院选择了与系统软件提供商合作的方式。 KM项目组负责软、硬件平台的选择,配合选定的系统软件提供商具体实施,并参与调研,监督项目的实施,参与培训、系统的初始配置、维护及试运行。此种方式有利于工期控制,同时也为KM项目组在项目的调研、推广、培训工作上节省了大量的精力与时间,便于加大后期推广力度。

网络实现

由于信息产业部电信研究院的办公地点比较分散,所以采用集中控管分布实施的方案管理网络。

软件平台选型

经过长期的调研和慎重的考虑,在众多的软件平台产品中,电信研究院最终选择了 IBM Lotus产品,由于其属于文档型数据库,在知识管理的实现技术、搭建知识库和组建办公自动化流程方面,具有关系型数据库所不能比拟的优势。

系统应用方案

泰尔 C 2 知识协作平台集经验知识管理、组织文化管理、规范协作管理、行政办公管理等系统功能于一体。

主要功能

一期工程实现的功能包括五大部分:泰尔智库、协作交流区、行政办公区、文化社区、院长办公区。

根据调研需求,系统近 30个模块先期开放了20余个,共分成四大类:第一类是知识沉淀类,包括专业知识库、专家网络、电子图书馆、院内期刊、培训系统,目的是提炼岗位知识,将隐形知识显形化,促进知识的积累与共享;第二类是办公管理类,包括规章制度、公告管理、会议管理、泰尔黄页、新闻发布、院长办公等模块,目的是提高办公效率、规范工作流程;第三类是交流协作类,包括任务分派、审批流程、部门工作室、专业论坛、技术支持、考试系统,主要用于促进内部的交流与协作,加强沟通;第四类是企业文化类,包括文化窗口、员工活动、内部论坛、网上调查、贺卡系统等,目的是创造和谐的工作氛围,培养良好的企业文化。

项目成果:

在知识管理的实践中,电信研究院遇到了不少困难与阻力,也逐渐摸索出一些行之有效的解决问题的办法与经验。

1、 注意将前期的理念宣导与后期的培训相结合,加强全员参与

知识管理的成功与否涉及到每个人,如果员工内部对系统的价值、知识管理的导入看法不一,将无法达成共识,对成功实施势必造成阻碍。因此,必须针对全体员工进行一系列的宣传导入与培训活动,增进全体员工的认同感,项目实施过程中注意向全体员工及时通报进度情况,鼓励广大员工发表意见,激发大家的参与意识,为知识管理的顺利导入做好铺垫工作。

2、取得领导层的支持是成功的关键

电信研究院在实践中体会到,知识管理的实施涉及到工作习惯甚至管理方式的改变,而任何一种习惯的改变都要克服很多阻力。所以取得领导的认可与支持是系统成功的关键,争取领导层的支持和带头使用,会更快地推动系统的导入。如在平台上开设院长办公区、行政办公会与业务办公会专区,将部分办公流程与业务流程移植到网上进行,贴近并满足领导层的需求,使领导能够真切体会到信息化带来的好处。

3、以点带面,推进典型应用,结合实际工作,推进系统使用

电信研究院在推进系统应用中注意抓大放小,以点带面,推进典型应用。如系统上线后,配合院庆适时推出了院庆网上知识竞赛等系列活动、极大地激发了大家使用系统的热情。先后有 1500多人次通过泰尔C2知识协作平台参加院庆有奖竞猜活动,得奖信息也在网上随时公告。

在系统推进中,信息管理中心的领导意识到知识管理只有与业务流程相结合才能发挥其效用,实践中也只有与其他部门团结合作,优势互补,才能有效推进知识管理的步伐。信息管理中心先后与人力资源部合作推出系列培训活动、建设培训课件库,与院办公室合作举办网上知识竞赛,与党群工作部配合进行企业文化建设,在网上开展员工对企业文化情况的满意度调查,这些活动都有效地推进了系统的使用,获得了员工的认可。同时通过将相应的功能模块交给相应的职能部门进行管理,使系统的推进工作得到更大范围的支持与促进。

为了做好技术支持服务,信息管理中心在平台上开设了“技术支持”栏目,还在论坛区开设“意见建议”版,与大家建立了便捷的沟通渠道,及时有效地解决了用户提出的问题,同时,问题解答过程作为宝贵的组织知识沉淀于系统中方便大家查阅,极大的提高了服务质量与效率。再如,先期开通了邮箱申请、账号开通申请等简单易行的审批流程,减化了以往既繁琐效率又低的审批手续,通过网上流程移植后,工作效率大大提高,能够即时响应用户提出的申请。

4、制度、文化是保障

知识管理知难行易,电信研究院的内部信息管理平台建成后,遇到的最大的问题就是“如何促进知识共享”。 KM项目组深切体会到知识管理是一个长期的渐进的需要付出不懈努力的过程,技术平台的搭建只是其中的一个方面,还要有相应的考核、激励、分配制度以及企业文化上的保障,从制度、企业文化上形成一定的约束监督以及激励机制,将个人贡献和绩效考核挂钩。

制度保障方面,在项目启动之初,信息管理中心就起草并颁布了《信息资源管理暂行办法》,对全院范围内信息资源管理工作进行了制度上的规范,并于 2004年初开始积极促进院有关共享知识的考核管理办法的制订出台。2004年4月,KM项目组起草了《知识共享管理暂行办法》,根据该办法,将对各单位及个人的知识共享情况定期进行评估和激励,从而对知识共享行为从制度上给予支持和保障。

企业文化建设方面, KM项目组积极与党群工作部合作进行专题宣传活动,在全院倡导“利人不损己”的多赢共好的价值观,通过使用协作平台让全体员工从中受益,并利用技术手段突出人的贡献,体现组织的人文关怀,倡导知识共享和创新,鼓励互相帮助和协作,在全院逐渐形成良好的企业文化氛围,激发大家的创造性和能动性。

案例

手机OA办公系统

蓝凌软件