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能源集团:流程梳理使企业规范制度落地

时间:2015-08-04

项目背景

2009年能源集团实施了知识化平台I期项目,历时六个月时间在集团总部及财务公司成功实施了以协同办公、工作流程、信息发布、知识中心、制度管理及个人事务为主要应用的办公系统。

根据I期系统应用效果,2010年集团决定将整个知识化平台推广到集团所属20家企业。知识化平台(II期)项目将根据统筹规划、分步实施、稳步推进、快速见效的原则,采用分批实施的模式,将知识化平台(I期)成果经过18个月左右时间推广部署到整个集团范围。

项目目标

将知识化平台I期项目成果推广应用到集团20家所属企业,建立全集团统一、规范、高效的办公系统平台。 

项目策略&理念

统一平台、统一模板、统一实施、强化协同是能源集团知识化平台(II期)项目整体实施策略。 

为使本次项目实施顺利,结合能源集团整体实施环境,项目组统一了项目实施指导理念:将规范制度或管理要求及用户的使用习惯与协同办公平台功能充分揉合,发挥系统最大价值。

流程梳理

流程梳理是能源集团知识化平台(II期)项目实施时,在各所属企业知识化平台推广时所采用的主要工作方法,流程梳理也是各子项目主要工作内容,通过流程梳理,将各所属企业规范制度,管理要求与知识化平台功能充分糅合、落地,最大发挥知识化平台作用,使知识化平台的应用真正为所属企业、部门和人员带来工作上的便利,管理上的提高。 

在实施期间,流程梳理时,实施组主要通过以下几种方式,使梳理成果得以落地。

流程说明

流程说明从技术层面看,无任何技术含量,但却在流程梳理成果能在知识化平台中应用起到很好的说明作用: 

1)使流程起草人在流程发起时明确本流程相关信息; 

2)使流程审批者注意本流程需注意事项; 

3)为流程审批者提供相关规范制度文档链接方便查看; 

4)精简概括了冗长的企业内部流程及规范要求; 

流程延长

流程延长是在能源集团所属企业知识化平台推广中,进行流程梳理时用到的一个常用的方法,对于这种统一平台、统一用户管理的知识化平台推广应用项目中,此方法有着很好的基础优势,流程延长即是在进行具体流程梳理时,对于需要跨企业审批、通知的流程通过在原有流程审批节点后增加审批、抄送节点来实现。 

流程延长在所属企业流程应用中,可起到如下作用:

1)提高需跨企业审批流程的审批效率;

2)减少传统的需跨企业审批流程处理的经济成本;

3)避免传统的需跨企业审批流程处理时的文件丢失率;

举例合同审批流程之流程延长:

流程分拆

流程分拆即是将审批节点过多、审批周期过长的流程,通过流程梳理,人为的分拆成几个小的,逻辑上独立的流程来实现原有流程要求。 

流程分拆在所属企业流程应用中,可起到如下作用:

1)避免审批节点过多、审批周期过长而引起的流程审批效率问题; 

2)使各个小流程各自管理逻辑更清晰; 

3)提高系统人性化,更便于流程跟踪、查询;

流程关联

流程关联即充分利用IT系统的技术优势,将各个逻辑上有关联的流程相互串联起来。

流程关联在所属企业流程应用中,可起到如下作用:

1)使查阅流程时更全面了解与其相关联的流程、文档信息; 

2)在流程分拆后,是彼此间相互独立的流程的联系纽带;

3)在整个系统应用中,是关联任何有联系的流程间的纽带;

流程分支

流程分支即通过流程梳理,将所属企业相关管理制度,流程审批规范要求,在流程审批过程中可根据设置的条件自动分支流转。 

流程分支在所属企业流程应用中,可起到如下作用:

1)减少人为选择分支选择; 

2)固化流程审批;

规范审批

规范审批即在流程梳理时,根据流程梳理结果,为满足某一梳理成果落地时需要对部分节点审批意见进行规范。 

价值体现

目前能源集团知识化系统(II期)项目已实施了第一批、第二批共6家所属企业,知识化系统的全面上线,为集团、各所属企业带来如下价值:

一、上线企业审批流程IT化的全面覆盖,为集团管控提供有效技术支持,如集团产权法律部,通过流程梳理,实现了:

1)全集团内董、监事定期(中期、年度)报告管理,董、监事不定期报告管理,董、监事述职报告管理;

2)全集团内招投标管理规范的推广、应用落地和监控;

3)全集团内合同管理规范的推广、应用落地和监控;

二、提高流程审批效率,一人多岗时的审批效率非常明显;

1)增加流程审批透明度,便于流程的跟踪及审计;

2)提升流程审批管理规范程度,通过将系统功能与使用规范相结合,使流程审批从开始到结束的每一环节都有因可寻,有制度可依;

3)实现集团与所属企业之间流程的跨地域审批;

4)实现全集团内财务审批流程的IT化的统一模式;

全集团统一平台、统一模板、统一实施的知识化系统建设模式,为集团、各所属企业管理制度落地提供了技术基础和保障,为提升集团管控力度提供了有力IT支持。

案例

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