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金坛电力: 知识管理与电力行业结合

时间:2015-08-04

东近上海,西偎南京,作为长江三角洲开放城市之一的金坛市是美丽富庶江南平原上的一颗明珠。金坛电业起源于 1921年,于 1976 年 2 月正式成立了金坛县供电局,经历了 1993 年撤县建市后,又改成金坛市供电局。 2002 年随电力体制改革,金坛成立了金坛市供电公司,隶属于常州供电公司,是一个直供直管的县级供电企业。

  电力行业与国民休戚相关,有着自己行业特有的特点,以供电设备缺陷管理流程和检修管理流程为例:从生产班组到生技、调度部门,不论是上报缺陷、停电计划,还是制定停电检修计划及其执行,包括了多种停电申请与批复、调令、操作票、工作票等信息流,都是一些跨部门、跨地域的实时管理活动。

快乐并痛着的金坛

  2001 年的金坛电力在经济快速发展和陷入信息化建设雷区的矛盾中“快乐并痛着。主管金坛电力信息化建设的戚江伟说:我们一直存在着这样的问题:

  一、金坛电力已经有了一些分散开发的办公自动化软件、供电生产管理软件等,但是这些软件大多数是只具有一些数据录入、简单查询和报表打印一些简单功能,只能解决生产技术的事后统计管理问题,不能发挥计算机网络化管理作用。

  二、信息孤岛普遍存在。金坛电力现有多套系统在运行。但正是因为存在多个独立的系统,各个系统间的数据无法整合共享,从而导致了“信息孤岛”的通病。要实现资源共享,更有效的进行协同工作,那系统间的整合就势在必行。

  三、金坛市供电公司独立系统特别多,各子系统之间大部分信息独立,各个系统都是独立的门户,用户信息独立、登陆方式各异,更有甚者,一个子系统中的各个模块还有不同的用户名和口令。平时的工作、管理等日渐繁多,这样的操作方式就不免显得复杂了。

  四、金坛电力作为电力行业,许多知识经验都是在工作中积累下来的,这些隐性的知识由于缺乏一个统一的共享渠道,这样经验知识都没有形成有效的沉淀,长远看,要解决集团所有技术和管理问题,就需要上下贯穿知识管理的运用,将知识逐步沉淀下来。

  分散的计算机应用并没有从根本上改变传统的电话、报表传递的工作方式,不仅信息传递迟缓影响作业,而且存在误操作和事故隐患。 2001 年,金坛电力的领导就已经发现公司陷入了上述的“雷区”,也提出了企业需要抬高一个阶梯,走学习型组织的方针,只有开发集成化、网络化的供电生产管理信息系统,才能建立电子表传递的异地实时协同工作方式,从根本上提高供电生产的现代化管理水平。但是这个计划从提出到寻求至搁浅,再到确定经历了磕磕碰碰的 3 年时间,戚江伟说:“直至 04 年我们才最终确定了企业规划和供应商,那是我们通过 IBM 公司的网站找到的,也就是我们现在一直合作很好的伙伴蓝凌公司。”

  潜移默化 上系统成为习惯

  2004 年 4 月金坛电力决定与蓝凌管理咨询支持系统有限公司签约,建设知识管理系统,整合企业的工作平台。经过苦苦寻觅三年的系统终于在七月完成了,负着众人的希望,它能否顺利地得到落地,能否达到预期所期望的目标,能否发挥最大的功用?

  面对着这个新系统,金坛电力上下员工都怀着一颗忐忑不安的心。戚江伟介绍到,对于金坛电力这样一个县级市的公用事业企业来说,虽然以前上了林林总总许多小型的系统,但员工的计算机水平并不高,特别是对于知识管理系统这样需要普及的系统,如何让它尽快地推广到公司每个角落就成为困扰他的难题。虽然如此,金坛电力的员工仍旧以着积极的态度面对,领导们亲自带头积极参加相关的培训。为了让每一个模块都发挥最大的效用,金坛电力每个模块对应一个合适的部门,由部门的负责人专门作为模块推广人,负责培训下属员工使用系统。作为主管金坛电力信息化建设的戚江伟更是以身作则,经常跑上跑下提醒大家都上系统。在大家共同努力下,知识管理系统终于得到了全面的应用。

  金坛电力的知识管理系统采用 BS 的方式构建, Web 界面的方式将各个业务和办公系统按照员工的工作职责整合到统一的界面。员工通过 LKS-KOA 系统的单点登陆后,页面就会显示当日工作、待办事宜、审批流程、知识文档;绩效考核;等相关的工作,员工可以在这个界面上完成多项工作,而且与这些工作相关的知识都可以随手点击显示。戚江伟说:这样就形成了一个整合的企业知识库,提升了工作效率。”

  现在的金坛电力,已经养成了新型的工作习惯,每天员工都会上这个系统查看公司的最新动态和新闻,看看工作计划,查看一下自己关心的模块新文档,分享一下他人的经验知识,根据系统中的待办事宜安排下自己今天的工作。知识管理系统已经悄悄地渗入员工的日常工作习惯中。举个例子,以前部门间有事情需要协调,很多时候要先找企业领导,然后领导去进行协调和沟通,现在通过知识管理系统,部门之间可以直接进行沟通,领导通过系统也能够实时地看到。戚江伟说,这个系统使企业员工能够更加顺畅地沟通和分享知识。

  随着系统运用的深入,金坛电力建立了完整的企业知识库系统,不仅加速内部员工知识与讯息的分享,使员工面对全球变动能更快速反应,加快新知识、新技术的应用,进而提升整体企业的工作效率外,更透过易用的操作接口及完善的权限控管,让讨论区充份发挥其保存内部员工宝贵知识与经验的功能,协助员工快速表达意见,促进内部决策的进行。同时从成本效益的角度衡量,系统化的知识累积与管理架构,不但大量提升知识的重复利用率,有效节省传统信息搜寻所耗费的时间与人力成本,也间接的降低员工教育训练的成本,使整体企业经营与运作更具效率与竞争力。

  在电力行业打造知识管理

  在系统实施、落地、普及的过程中,作为负责人的戚江伟深有感触:我们更了解到目前企业上知识管理的真正意义,也明白知识管理给企业带来的不单只是一句白话。对于我来说,知识管理理论是融入现实工作中应用的,只有与现代的企业管理、项目管理、客户关系管理、办公自动化等办法结合起来,才能发挥巨大的作用。

  另一方面,戚江伟认为知识管理体系是组织运行流转的润滑剂和推进剂,从事知识管理的人一定要在集团起到承上启下的作用。作为知识主管要和集团大多数的人保持良好的关系,进行密切的沟通、体验,才能真正掌握组织的真实特点,才能采取有效策略不断改进和创新知识管理的办法。

  知识管理不够重视是普遍现象,即使有人重视,如果做不出成绩来也无法使知识管理持续发展。在对知识管理推广的过程中,戚江伟有这样的感触。因为如果不能不断进取,就不可能得到一定阶段才能有的认识和经验,也不能得到相应的管理支持和资金支持,员工也会倦怠,所以知识管理一定要见实效才能获得持续性发展

  今后的发展

当问及系统的今后会如何发展的时候,戚江伟深思道:我们的知识管理系统成功地运用在电力行业引起了不小的反响。事实上我们对知识管理系统进行大面积的推广,短时间内也确实使企业的效率有相当大的提高。但这些成果并不会让我们停止继续推广知识管理的步伐,因为,我们所处的社会是一个瞬息万变的社会,知识在不断的创新,不断的更迭,知识管理不是一步就能到位,是一个漫长的过程,我们还需继续努力。

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